Как мы превратили Битрикс24 SETTERS в полноценную систему управления заявками и сделками
Описали бизнес-процессы, перестроили CRM, автоматизировали обработку заявок, создали отдельные воронки, систему контроля, аналитику и базу знаний для команды.
SETTERS — одна из заметных команд российского креативного рынка
SETTERS — рекламное агентство, объединяющее компетенции в области креатива, стратегии, SMM, дизайна, брендинга, digital-дистрибуции и продакшена.
Агентство работает с брендами и создаёт комплексные коммуникационные решения, объединяя разные направления и команды в рамках клиентских проектов.
Битрикс24 уже был. Системы работы с заявками — ещё нет.
Сначала разобрались, как должна работать система
Перед технической настройкой команда BitPower описала бизнес-процессы клиента и определила, какие подразделения и сотрудники должны работать внутри CRM. Мы разобрали путь входящей заявки, правила её обработки, переходы между этапами, дальнейшую работу с целевыми клиентами, права пользователей и сценарии взаимодействия с партнёрами. На основании этой логики была спроектирована архитектура CRM.
Пересобрали логику работы в Битрикс24
Обработка входящих заявок
Настроили отдельный процесс для обработки входящих обращений. Система помогает сотрудникам последовательно проводить заявку по необходимым стадиям и фиксировать информацию внутри CRM.
Автоматический контроль
Настроили автоматизацию нахождения заявок на стадиях и контроль их обработки. Битрикс24 помогает отслеживать движение заявки и снижает зависимость процесса от ручного контроля.
Уведомления
Автоматизировали уведомления о поступлении новых заявок и событиях, требующих внимания сотрудников.
Распределение прав
Настроили права доступа в соответствии с ролями и подразделениями команды. Каждый сотрудник получает доступ к необходимой ему информации и рабочим процессам.
Работа с партнёрами
Реализовали сценарии, при которых определённые заявки могут автоматически направляться партнёрам. Это позволило встроить взаимодействие с внешними участниками непосредственно в бизнес-логику CRM.
Отдельные воронки
Создали дополнительные воронки для дальнейшей работы с целевыми клиентами. Теперь первичная обработка обращения и последующее ведение договорённостей и сделок существуют как связанные, но логически разделённые процессы.
Процесс от заявки до сделки
То, что происходит в CRM, стало видно в цифрах
Настроили дашборд для контроля работы в системе. Руководители получили инструмент для анализа обработки входящих заявок и работы с проектами. Информация из CRM собирается в понятном представлении, позволяя быстрее видеть состояние процессов и принимать управленческие решения на основании данных.
Система должна работать не только после внедрения
Одной технической настройки недостаточно. Важно, чтобы сотрудники понимали логику системы и могли самостоятельно использовать её в ежедневной работе.
Поэтому вместе с внедрением мы создали базу знаний по работе в Битрикс24 и провели серию обучений для команды.
В результате инструкции и правила работы остаются внутри компании и могут использоваться в том числе при онбординге новых сотрудников.
+
Обучение
+
База знаний
=
Самостоятельная работа команды
Что изменилось
Битрикс24 стал частью бизнес-процессов SETTERS
В результате проекта команда SETTERS получила не просто настроенный портал, а единую систему работы с входящими заявками и дальнейшими сделками. Процессы были формализованы и перенесены в CRM, часть рутинных действий и контроля автоматизирована, руководители получили инструменты аналитики, а сотрудники — понятную среду для ежедневной работы. При этом созданная база знаний позволяет сохранять правила работы с системой внутри компании и быстрее подключать к процессу новых сотрудников.
Что говорит команда SETTERS
Возможно, вам не нужна новая CRM. Нужно правильно настроить ту, которая уже есть.
Проведём аудит процессов и текущего Битрикс24, найдём слабые места и покажем, как превратить CRM в полноценный инструмент управления бизнесом.
